Le télésecrétariat médical

Le télésecrétariat médical

11 juin 2021 0 Par Admin

Les tâches de secrétariat prennent du temps bien qu’elles demeurent indispensables au sein d’un cabinet médical. L’intervention d’un secrétaire est alors précieuse pour le praticien. Il a cependant le choix entre recourir au service d’un secrétaire médical traditionnel ou à un télésecrétaire médical. Mais qu’entend-on réellement par télésecrétaire médical ? Dans quel intérêt le privilégier ?

Qu’est-ce que le télésecrétariat médical ?

Le télésecrétariat médical est un service d’externalisation du secrétariat médical. À l’instar du secrétaire en cabinet, un télésecrétaire médical effectue les mêmes missions. Ce professionnel gère les appels et peut même assurer une permanence téléphonique. Il peut également prendre en charge la gestion de l’agenda, des rendez-vous et certaines tâches administratives comme la rédaction d’emails et de compte-rendu. À la différence du secrétaire en présentiel, le télésecrétaire médical travaille à distance, au sein d’un centre d’appels ou à domicile.

Pourquoi travailler avec un télésecrétaire médical ?

Le télésecrétariat médical constitue une aide appréciable pour les professionnels médicaux et paramédicaux. Ce service leur permet de :

— Se focaliser sur leur cœur de métier

Durant une consultation, le praticien est souvent interrompu par des appels, ce qui risque fort de le déconcentrer et de fausser son diagnostic. En externalisant le secrétariat, le nombre d’appels réceptionnés est largement réduit puisque le télésecrétaire aura pris le soin de les filtrer selon leur degré d’urgence. Le télésecrétariat permet également de décharger l’assistante médicale, qui pourra alors se consacrer à l’accueil et au suivi des patients par exemple.

— Être toujours joignable

Le télésecrétariat médical permet d’assurer la continuité de l’accueil téléphonique si la secrétaire en cabinet est en congé ou si le praticien lui-même est absent. La permanence téléphonique peut également s’étendre le week-end et les jours fériés suivant les besoins.

— Faire des économies

En confiant le service de secrétariat médical à un prestataire, le professionnel de santé s’allège des charges salariales et sociales liées au recrutement d’un secrétaire en présentiel. Il fait aussi une économie conséquente quant à l’achat du matériel puisque le télésecrétariat médical Madagascar rattaché à une grande structure ou travaillant en indépendant dispose déjà de tout l’équipement nécessaire.

— Bénéficier de plus de flexibilité

Le service de télésecrétariat médical s’adapte à toutes les exigences. Il est possible d’y recourir simplement pour pallier l’absence de son secrétaire pour quelques heures ou une journée ou encore à temps plein. Les tâches à confier au télésecrétaire sont aussi modulables.

Les critères pour choisir le bon prestataire

Le service de secrétariat est indispensable pour garantir une bonne organisation du cabinet, mais aussi pour fluidifier la communication avec les patients. Il est donc impératif de peaufiner la sélection de son télésecrétaire médical en tenant compte de ces différents critères :

— L’avis des confrères

Tenir compte de l’expérience des confrères est un bon début pour dégager les prestataires qui pourraient répondre à ses attentes parmi la kyrielle de professionnels exerçant dans ce domaine.

— La qualité du service

Pour s’assurer d’un service de télésecrétariat de qualité, il faut tenir compte du délai de décroché qui doit être rapide, de la disponibilité et de l’aptitude du télésecrétaire à s’adapter à un imprévu comme l’annulation de rendez-vous ainsi que la capacité à reconnaître une situation d’urgence.

— Le volume d’appels

Une structure à taille humaine ou un télésecrétaire à domicile convient à un cabinet recevant moins de 300 appels par mois. Au-delà, il est plus indiqué de se tourner vers un centre d’appels disposant de ressources humaines suffisantes garantissant un décroché rapide.

— L’adaptabilité

La profession médicale connaît de nombreux imprévus, notamment en termes d’urgence, d’annulation de rendez-vous, d’ajustement de consignes, etc. Ainsi, un bon télésecrétaire médical doit avoir une bonne capacité d’adaptabilité de manière à pouvoir gérer efficacement les diverses sortes d’imprévus au sein du cabinet médical.