Saisie de données : pourquoi choisir un service externalisé ?

En raison de la concurrence acharnée entre les différentes marques de tous les secteurs d’activité, chaque entreprise se doit d’établir des stratégies gagnantes dans leur objectif de développement. Par rapport à cette situation, les professionnels doivent accéder facilement aux informations associées à leur activité. Pour cela, il est nécessaire de les réunir et les organiser dans des bases données.

Justement, le traitement de textes sur papier à partir d’un logiciel dédié peut être chronophage et fastidieux. Autant confier la saisie et le traitement de données à une entreprise spécialisée. Plusieurs raisons expliquent l’intérêt d’opter pour l’externalisation de cette mission à la fois délicate et complexe.

Possibilité de confier différents types de tâches de saisie

Une entreprise spécialisée dans la saisie de données dispose des compétences nécessaires pour assurer la gestion administrative de l’activité des commanditaires. Elle collabore souvent avec une équipe de plusieurs opérateurs de saisie expérimentés et formés. Généralement, ces derniers ont une parfaite maîtrise de la dactylographie, la sténotypie, la sténographie ou encore la numérisation. En plus de cela, ils ont été formés pour manipuler efficacement les outils et logiciels bureautiques. Ils emploient souvent des équipements de vérification, d’extraction et de transfert automatique de données. Ce qui lui permet de décharger la société cliente des tâches associées.

En réalité, une structure experte en saisie et traitement de données peut intervenir sur différents niveaux tels qu’à savoir :

• La saisie de données comptables ;
• La saisie d’annuaires ou de coupons ;
• La saisie de base de données pour les campagnes de communication ;
• La vérification de la conformité des documents envoyés et reçus ;
• La numérisation de documents ;
• La recherche d’informations sur le web ;
• La mise à jour des informations, la création d’un tableur ;
• Etc.

Bénéficier d’une équipe dotée de compétences étendues

Les opérateurs de saisie doivent disposer des compétences et connaissances nécessaires pour remplir leurs missions. En plus des capacités et la maîtrise des outils cités précédemment, d’autres aptitudes particulières doivent être acquises par ces professionnels. Justement, les sociétés expertes en saisie et traitement de données avec qui ils collaborent assurent des formations régulières pour qu’ils puissent s’occuper de nombreuses tâches plus étendues.

C’est notamment le cas des différentes techniques d’archivage et de classement. Ils maîtrisent également les techniques de prise de notes, de rédaction de comptes-rendus ou de rapports, d’organisation ou de hiérarchisation des tâches… Avec leurs connaissances linguistiques, ils ont la capacité de traiter des données dans différentes langues. Au cours du traitement des données, ils veillent à vérifier les éventuelles erreurs dans les documents sources et les rectifier. Quel que soit le type de missions à déléguer, une agence spécialisée promet des prestations de qualité suivant le cahier des charges et les délais convenus.

Profiter des atouts économiques de l’externalisation

L’externalisation de la saisie et traitement de données permet d’assurer une meilleure organisation du travail des équipes en interne. Cependant, il procure des avantages économiques attrayants. Généralement, les tarifs proposés sont souvent abordables. Cela s’explique par la situation géographique de certains prestataires en offshore. Ils sont souvent implantés dans des pays en voie de développement où le coût de la main-d’œuvre est faible. En plus de cela, la fiscalité y est réellement souple. De ce fait, le contrat peut être modulable en fonction des besoins et du budget de la société cliente.

En plus de cela, cette dernière sera épargnée des charges liées au recrutement d’un personnel supplémentaire pour les tâches de saisie de données. Elle n’a plus besoin d’investir dans l’achat de matériels et logiciels dédiés. Les dépenses seront donc allégées. Les coûts sont fixés préalablement en fonction du volume de données et le type de mission à réaliser. Ce qui voudra dire que l’entreprise commanditaire aura un contrôle total de son budget.